Aku bisa karena berusaha! dibiasakan berusaha!

Sudah lama tidak menulis cerita di blog ini. Terakhir bulan Januari dan sekarang sudah bulan September. Kemana aja ya? Banyak banget alasan. Jujur banyak banget mengurusi personal business, yang kedua adalah kerjaan di kantor yang banyak juga, dan terakhir pastinya rasa malas untuk menulis. Padahal rata-rata copy paste dan kasih komentar juga, tapi tetap malas. Hehe.

Jadi di bulan September ini tidak direncanakan juga untuk kembali menulis blog. Memang ada kerinduan untuk menulis karena tulisan tahun ini sedikit sekali tapi bukan itu alasan utamanya. Kebetulan kemarin malam kepikiran sebuah kalimat motivasi yang menurut saya bagus dijadikan tulisan di blog.

Sebetulnya ini tidak murni original dari saya. Aku bisa karena biasa adalah sebuah ungkapan pada umumnya. Tapi disini saya menambahkan 2 kalimat lain, yaitu "Aku bisa karena berusaha". Jadi bukan bisa karena hanya biasa atau dibiasakan, tapi memang karena berusaha. Olehkarena itu kalimat ketiga, saya tambahkan lagi 1 kalimat yang mengambil dari 2 kalimat sebelumnya yaitu, "dibiasakan berusaha!"

Intinya adalah selalu membiasakan diri untuk berusaha, pantang mundur atau patah semangat. Berusahalah maksimal sehingga kita tidak menyesali hasil yang didapat di kemudian hari. Berusaha itu dibiasakan bukan kadang-kadang, sehingga menjadi karakter kita. Di jaman yang keras dan sangat kompetitif, karakter yang positif akan membuat kita bertahan dan terus maju.

Terima kasih telah membaca dan selamat berakhir pekan. :)

The 10 Company Culture Metrics You Should Be Tracking Right Now - By Entrepreneur

Everyone loves company culture.  And everyone loves metrics.  However, business leaders have had a hard time putting the two together in a meaningful way. Culture has long been regarded as a “soft” topic -- too intangible, subjective and elusive to measure and track. This has made it challenging to know how to align culture with business success.

After 15 years as an entrepreneur and business leader, diving into academic and professional research, and interviewing hundreds of companies, I’ve chosen to dedicate my career to understanding what makes companies tick. In simple terms, company culture is the set of behaviors that determine how things get done in a company. Therefore, when searching for culture metrics, it makes sense to follow the lead of companies that have had consistent financial and operational success, or in business jargon, high-performance companies.

In the most recent company that I founded, CultureIQ, a business providing company culture-management software, we have identified 10 qualities that are shared by high-performance companies. While each company has its own style of approaching the 10 elements, they are the ingredients of a strong culture. Using these qualities as metrics to track, business leaders can finally understand whether their company is on the path to culture success.

1.  Communication
In companies with strong communication, employees are able to communicate their thoughts and suggestions to leadership, while leadership effectively communicates necessary information to employees. Assess if your current channels of communication are effective at helping everyone in the company send, receive and understand information.

2. Innovation
As an entrepreneur, innovation is one of my favorite subjects. It is closely related to communication, because it comes down to whether employees have the ability to move ideas through the organization and how much your company is open to new ideas. When measuring innovation, remember that it comes in many forms, such as resources, processes, behaviors and the product itself.

3. Agility
Agility is key to staying competitive in the market. While leadership might feel that they are adapting well to internal and external changes, other employees will be the ones to feel the effects of whatever falls through the cracks. Therefore, keep tabs on your company’s agility by regularly soliciting feedback from employees at all levels.

4. Wellness
Workplace wellness encompasses the mental and physical health of employees. Not only does wellness lead to happier and more productive employees but this metric also has an important ripple effect. According to a study in Health Affairs, medical costs and absentee costs fall about $3.27 and $2.73 respectively for every dollar spent on wellness programs.

5. Environment

While it’s certainly exciting, you don’t need to have a trendy or themed office to have an effective work environment. What is most important is that the workplace provides for comfortable, productive employees. For instance, small details, such as the temperature of the office, could be resulting in big losses in productivity. Focus on employee comments related to the workplace, and you will find some of the easiest and fastest ways to improve their performance.

6. Collaboration
Collaboration has many layers, and once again, employee feedback is the key to getting to the bottom of them. Your marketing team might work splendidly together but struggle working with other departments. To fully measure your company’s collaboration, look for collaboration within teams, as well as collaboration between teams.

7. Support
Employees should feel supported by the overall company, their manager and peers. According to a study in Harvard Business Review, middle managers are the most disgruntled group in the workforce, possibly because they are lacking the support they need to be successful. By digging into this metric on an individual and group level, you are able to expose important trends in engagement.

8. Performance focus
Everyone should understand what determines success in their role, and they should be rewarded or recognized accordingly. Larger rewards do not necessarily make for a stronger culture. Instead, take time to understand if employees feel they are appreciated and how they would like to be recognized.

9. Responsibility
Responsibility encompasses employee accountability for actions and results, as well as the ability to make decisions regarding their work. While it seems like an individual metric, these behaviors should be promoted and assessed on a company-wide level. And believe me, you’ll find that employees are eager to report back on their experience in this area.

10. Mission and value alignment

The first step is having a mission statement and company values, and that’s the easy part. You should also keep regular tabs on if employees know your mission and values, understand them, and live by them. This process starts during recruitment, so don’t let this metric fall to the wayside during periods of high growth.

...

So there you have it; finally, culture and metrics can live happily ever after. The unique way in which you approach these qualities is what I like to call the “personality” of your company. These metrics won’t capture the specifics of your personality, but they will measure if it is working for your employees. They will help you understand if your culture is contributing to a happy, engaged, and effective workforce. 

Source : Greg Besner - Via Entrepreneur

36 Cara untuk Memotivasi Karyawan Anda - oleh Startup Bisnis

Editor’s Note : Artikel ini ditulis oleh Bryan J. Zaslow, Founder / President / CEO dari JBCStyle / JBCconnect / JBCPlatform. JBCStyle adalah sebuah full-service recruiting agency dengan fokus utama pada industri fashion, beauty, action & sports, retail dan home industries. JBCconnect adalah perusahaan penyedia creative staffing. JBCPlatform adalah perusahaan penyedia temporary staffing untuk berbagai macam industri seperti hospitality, catering, administrative, dsb.

An employee who enjoys coming to work is a worthy investment.

Pekerjaan yang bagus memang sulit ditemukan, namun setiap entrepreneur tahu bahwa karyawan yang bagus lebih sulit lagi untuk dipertahankan. Seorang entrepreneur harus memastikan perusahaannya memiliki karyawan yang lebih mementingkan pekerjaannya lebih daripada gajinya.

Selama bertahun-tahun, saya merasa mudah untuk memotivasi karyawan, yang perlu saya lakukan hanya menjadi leader yang layak untuk diikuti dan memberikan pekerjaan yang bernilai untuk dikerjakan. Namun setelah hampir 7 tahun berada di perusahaan, Saya masih mencari cara-cara baru untuk mempertahankan produktivitas dan memberikan setiap individu hal yang mereka perlukan untuk melakukan yang terbaik.

Inilah cara-cara yang saya lakukan :

1. Mendukung ide-ide baru

Ketika seorang karyawan datang kepada Anda dengan sebuah ide atau solusi untuk suatu masalah yang mereka percaya baik bagi perusahaan, itu tandanya mereka peduli. Mendukung ide-ide baru dan memberikan masing-masing individu kesempatan untuk menjalankannya adalah sebuah motivasi, meskipun pada akhirnya ide tersebut tidak berhasil

2. Berikan wewenang pada setiap individu

Setiap individu berkontribusi pada bottom line perusahaan. Membuat mereka mempunyai peran dalam pekerjaan mereka, besar atau kecil, akan membuat mereka mempunyai ‘sense of ownership’ yang akan membuat mereka mempunyai performa yang melebihi ekspektasi.

3. Jangan biarkan mereka bosan

Saya mudah merasa bosan, jadi saya berasumsi bahwa karyawan saya juga mempunyai short attention span. Seperti kontes membuat cupcake, merencanakan happy hour, membuat kontes push-up di tengah-tengah kantor pada hari rabu, atau membiarkan orang yang berbeda untuk menjalankan meeting mingguan supaya tidak monoton.

4. Rayakan setiap momen penting

Sekitar 7 tahun lalu, ketika perusahaan hanya mempunyai kurang dari 10 karyawan, kami merayakan ulang tahun setiap karyawan, work anniversary, pertunangan, dan juga kejadian-kejadian penting pribadi mereka. Sekarang, sebagai perusahaan yang mempunyai lebih dari 100 karyawan, kami masih merayakan kejadian-kejadian penting tersebut.

5. Mengenali setiap pencapaian professional mereka

Setiap orang ingin diakui kehebatannya. Pengakuan dan pujian dari para manajer tingkat atas atau owner dari perusahaan akan sangat berarti bagi seorang karyawan, lebih dari yang Anda bayangkan.

6. Dengarkan mereka

Ini mungkin adalah hal termudah dan juga kadang tersulit  yang dapat Anda lakukan untuk karyawan Anda. Meluangkan sedikit waktu setiap harinya untuk mendengarkan ide karyawan Anda tidak hanya membuat mereka senang, namun juga akan memberikan Anda wawasan lebih pada bisnis Anda dari orang-orang yang membantu Anda menjalankannya.

7. Mendorong adanya persaingan yang sehat

Lingkungan yang kompetitif merupakan lingkungan yang produktif. Mendorong karyawan untuk berpartisipasi pada kompetisi atau tantangan merupakan hal yang sehat dan bahkan akan meningkatkan persahabatan.

8. Luangkan waktu Anda

Meskipun Anda mempunyai jadwal yang sangat padat, Anda perlu meluangkan sedikit waktu, mungkin beberapa menit setiap harinya untuk mengobrol dengan karyawan Anda. Meskipun mungkin hal tersebut tidak ada di kalender jadwal Anda.

9. Memberikan reward pada suatu pencapaian

Jika menepuk pundak atau melakukan tos tangan tidak cukup, Anda dapat memberikan insentif keuangan akan membuat mereka terkesan atau intangible reward seperti training yang valuable.

10. Buatlah sasaran yang dapat dicapai

Membuat sebuah target adalah hal yang penting, namun memastikan bahwa sasaran yang dibuat tidak terlampau tinggi akan membantu Anda menentukan tercapai atau tidaknya target pada evaluasi akhir tahun.

11. Berikan pengakuan pada mereka yang berhak mendapatkannya

Meskipun para karyawan datang ke kantor untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah ditetapkan untuk mereka, jika mereka melakukannya dengan baik, hal itu juga merupakan sebuah pencapaian. Beri tahu semua orang di perusahaan tentang kerja keras mereka.

12. Dorong mereka untuk menjadi dirinya sendiri

Setiap orang tidaklah sama. Mendorong berkembangnya kepribadian setiap orang akan menciptakan kultur yang dinamis dan beraneka ragam. Selain itu juga akan tercipta lingkungan kerja yang lebih terbuka dan dapat menerima perbedaan. Kami mempunyai banyak karakter orang disini di JBC, semakin banyak semakin meriah.

13. Jadilah leader yang layak untuk diikuti

Ini adalah hal yang pasti saya lakukan. Jika karyawan saya tidak menilai saya sebagai pemimpin yang layak, bagaimana saya bisa mengharapkan mereka untuk percaya

14. Berikan contoh

Berikan sebuah contoh, atau mungkin 2 atau 3 contoh. Saya tidak dapat mengharapkan karyawan saya untuk melakukan suatu hal jika saya tidak melakukannya juga. Saya selalu bertanya pada diri saya apakah ekspektasi saya untuk karyawan saya sebanding dengan ekpektasi yang akan saya tetapkan untuk diri saya sendiri.

15. Buatlah segala sesuatu menjadi menarik

Melakukan hal-hal kecil dengan berbeda atau melakukan sedikit hal-hal gila atau tidak jelas dapat mencairkan suasana kerja.

16. Mendorong untuk belajar skill baru

Waktu terus berjalan. Memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar ilmu baru atau memperbarui ilmu lama akan menguntungkan semua orang yang terlibat di dalamnya.

17. Mengenali kelebihan masing-masing karyawan

Kemampuan untuk mengeluarkan kemampuan terbaik dari karyawannya adalah bakat yang harus dikuasai setiap entrepreneur.

18. Membuat hubungan yang lebih personal

Ini memang merupakan hal yang cukup tricky, karena ada suatu batasan yang tidak boleh kita lewati. Namun, menunjukkan kepedulian dan ketertarikan pada kehidupan masing-masing karyawan akan cukup berguna.

19. Buatlah sebuah jenjang karir yang jelas

Mengetahui apa yang akan dicapai kedepannya adalah motivasi yang utama. Karyawan yang telah mempunyai jalan untuk mencapai promosi, akan bekerja menuju target itu. Hal ini akan meningkatkan komitmen para karyawan.

20. Membuat sebuah tradisi

Acara Thanksgiving tahunan kami sangat ditunggu-tunggu hingga beberapa karyawan membatalkan liburannya untuk berpartisipasi. Setiap musim liburan, kami mengadakan acara “toy drive” untuk sekolah-sekolah di Bronx. Karyawan-karyawan di US terbang ke sana untuk ikut berpartisipasi. Maka, mulailah sebuah tradisi dan terus lakukan.

21. Kenali tim Anda secara individu

Setiap orang berbeda, namun ada beberapa orang yang sangat berbeda sehingga mereka butuh management style yang lebih personal. Memahami karyawan Anda secara individual adalah satu-satunya cara untuk mengelola mereka secara efektif.

22. Miliki pikiran yang terbuka

Saya tetap terbuka pada ide-ide baru dan metode-metode baru. Segala sesuatu yang baru patut dieksplorasi dan dipertimbangkan.

23. Miliki kesabaran

Entrepreneur cenderung hanya tertarik pada hasil. Kesabaran akan mencegah Anda untuk berekspektasi terlalu awal dan terlalu tinggi, sehingga akan membuat karyawan untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.

24. Rangkul perubahan

Melawan perubahan lebih sulit daripada merangkul perubahan. Saya telah mengalami hal tersebut baru-baru ini dalam hal media sosial dan hidup di jaman digital. Saya juga mendorong karyawan saya untuk melakukan hal yang sama.

25. Membuat lingkungan kerja yang positif

Tidak ada tempat untuk pikiran negatif untuk mencapai kesuksesan. Sebuah lingkungan kerja yang positif merupakan cerminan dari pemimpin yang positif.

26. Mengembangkan kreativitas

Lingkungan yang kreatif adalah lingkungan yang mudah berkembang. Doronglah kreativitas, buatlah “thinking out of the box” menjadi kewajiban, dan lihatlah bisnis Anda berkembang

27. Mengijinkan mereka membawa hewan peliharaan

Dua anjing saya datang ke kantor setiap hari, dan semua karyawan saya dibebaskan untuk membawa hewan peliharaan mereka ke tempat kerja. Hewan peliharaan dapat membuat orang-orang merasa senang dan membawa rasa persahabatan ke kantor.

28. Buatlah ekspektasi yang jelas

Tentukan ekspektasi atau harapan yang jelas, sehingga Anda dapat menetapkan hasil yang spesifik.

29. Buatlah karyawan merasa memiliki perusahaan

Kesuksesan suatu bisnis berada pada ‘ownership’. Ketika karyawan merasa mereka mempunyai investasi di perusahaan, produktivitas akan meningkat.

30. Mempromosikan kesatuan

Setiap karyawan perlu untuk mampu berdiri sendiri, namun mampu untuk bekerja dalam tim juga sama pentingnya. Mempromosikan kesatuan akan membantu karyawan untuk mencapai sasaran individual dan tim.

31. Membuat mereka tertawa

Tertawa adalah hal yang menular, jadi bantulah menyebarkan kebahagiaan.

32. Jadilah fleksibel

Segala sesuatu tidak berakhir sesuai yang direncanakan, namun jika karyawan melihat Anda cukup terbuka dan berlapang dada untuk mengikuti alur, ketegangan akan menurun dan produktivitas akan tetap konstan.

33. Tawarkan insentif

Mengetahui akan adanya hadiah $500 atau mendapatkan hari libur tambahan akan membuat mereka lebih terdorong untuk mencapai target.

34. Berikan keseimbangan pada waktu kerja

Sebuah lingkungan kerja yang hidup memang baik, namun menjaga keseimbangan antara waktu kerja dan refreshing juga penting untuk mempertahankan tingkat produktivitas dan juga kesehatan jiwa para karyawan.

35. Sambutlah dengan terbuka metode-metode baru

Seperti yang kita tahu, jaman digital telah merubah banyak hal pada hidup kita. Merangkulnya daripada menghindarinya akan lebih baik. Metode-metode baru akan memastikan bisnis Anda dan para karyawan tetap

36. Berikan mereka alasan untuk datang bekerja setiap hari

Datang bekerja setiap hari dan kesiapan untuk melampaui ekspektasi, membutuhkan semangat juang yang tinggi untuk mencapainya.


Sumber : Startup Bisnis

Kepribadian Saya Versi Lanjutan Menggunakan MBTI

Minggu ini adalah minggu kedua saya berada di perusahaan yang baru. Yang belum tahu dan belum baca kesan pertama saya di tempat yang baru bisa baca klik disini. Minggu ini saya mengikuti training softskill dengan judul "Sales Team Engagement Using MYER BRIGGS Type Indicator (MBTI) Tool". Sekilas terdengan seperti test kepribadian, dan memang ini juga berkaitan dengan test itu. 

Dulu saya pernah test online juga, bisa dibaca disini. Banyak kok di internet untuk test semacam ini. Hasil yang saya dapat ketika itu adalah INTJ dan ISTJ. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

Jadi jelas dulu saya adalah orang yang introvert, lebih suka menyendiri dan suka sekali ketenangan dan privasi. Namun ternyata dengan pekerjaan saya yang lebih membutuhkan "E", hasil kemarin saya mendapat ESTJ. Menurut trainer-nya, pak Fidelis Waruwu itu adalah hal yang normal karena adaptasi saya dengan pekerjaan dan lingkungan.

Menurut beliau juga, kepribadian ini tidak akan berubah, dan selalu akan ada yang dominan meskipun kemampuan menyeimbangkannya sudah OK banget. Kembali ke kasus saya, memang saya lebih menyukai "I" daripada "E". Kemudian kalau dilihat dari test saya sebelumnya "S" dan "N" saya juga cukup seimbang, namun dari hasil beberapa test dan penilaian saya, hasilnya lebih condong ke "S" daripada "N". Untuk yang lainnya "TF" dan "JP", semua hasil test dan pengalamannya lebih ke "T" dan "J".

Saya tuliskan dibawah ini kekuatan utama dan kelemahan dari ISTJ, INTJ, ESTJ dan ENTJ.

#ISTJ

Kekuatan: 

1. Menyelesaikan tugas tepat waktu.
2. Bertanggung jawab dan dapat diandalkan.
3. Kuat dan hati-hati dalam detail.
4. Meletakan barang secara tepat dan cermat.
5. Mempunyai komitmen yang tinggi.
6. Prestasi akan optimal dalam organisasi yang berstruktur.

Kelemahan:

1. Mengabaikan implikasi jangka panjang karena terlalu terlibat pada tugas rutin.
2. Kurang peduli terhadap hubungan interpersonal.
3. Cenderung kaku dan terpaku pada jalan berpikirnya sendiri.
4. Mengharapkan orang lain untuk mengikuti cara kerjanya dan tidak mendukung adanya inovasi.

#INTJ

Kekuatan:

1. Memberikan gagasan dengan konsep dan desain yang kuat.
2. Mengorganisir ide ke dalam rencana tindakan.
3. Bekerja untuk mengatasi hambatan agar dapat mencapai sasaran.
4. Mempunyai visi apa yang kuat tentang apa yang bisa terjadi pada organisasi.
5. Mendorong organisasi untuk memahami bahwa suatu sistem itu adalah suatu kesatuan yang kompleks dan ada keterkaitan yang kuat antara unsur-unsurnya.

Kelemahan:

1. Terkesan sebagai orang yang tidak mudah mengalah, sehingga membuat orang lain enggan untuk mendekati atau berargumentasi.
2. Untuk mencapai yang terbaik, cenderung mengkritik secara tajam.
3. Bila ada gagasannya yang dianggap tidak praktis oleh orang lain, sulit baginya untuk berubah.
4. Cenderung mengabaikan akibat dari ide atau tindakannya pada orang lain.

#ESTJ

Kekuatan:

1. Cepat melihat kekurangan.
2. Mengkritik sesuatu dengan cara yang logis.
3. Mengorganisir proses, produk, dan orang.
4. Memonitor apakah pekerjaan sudah diselesaikan.
5. Diikuti karena rencananya yang bertahap.

Kelemahan:

1. Terlalu cepat memutuskan
2. Tidak melihat adanya kebutuhan untuk berubah.
3. Mengabaikan ketepatan demi terselesaikannya pekerjaan.
4. Kurang peka.

#ENTJ

Kekuatan:

1. Mengembangkan perencanaan yang matang.
2. Memberikan struktur pada organisasi.
3. Mendesain strategi yang dapat diterapkan untuk mencapai tujuan.
4. Cepat tanggap
5. Langsung dapat mengatasi masalah yang disebabkan karena adanya kebingungan dan cara kerja yang tidak efisien.

Kelemahan:

1. Cenderung mengabaikan kebutuan orang lain karena terlalu berorientasi pada tugas.
2. Cenderung mengabaikan pertimbangan-pertimbangan praktis dan hambatan yang ada.
3. Terlalu cepat memutuskan, tampak tidak sabar dan dominan.
4. Mengabaikan dan menekan perasaannya sendiri.

Terlampir juga dibawah ini tambahan informasi dari gemintang.com:

ISTJ – Si Petugas

Orangnya cenderung serius, pendiam, namun bisa diandalkan dan bertanggung jawab. Ia akan selalu menyelesaikan setiap tugas yang diberikan dengan baik dan teliti. Ia sangat tradisional, suka bekerja keras dan terorganisir.

INTJ – Si Ilmuwan

Cenderung mandiri, sangat analitis dan bersungguh-sungguh. Menjunjung tinggi pengetahuan dan kemampuan sehingga mereka selalu berpikir panjang sebelum memutuskan untuk melakukan sesuatu. Memiliki standar yang tinggi, baik menyangkut diri sendiri maupun orang lain, dan merupakan seorang pemimpin alami.

ESTJ – Si Penjaga

Cenderung praktis, tradisional, dan sistematis. Tidak terlalu suka berteori, tapi lebih banyak beraksi. Memiliki pandangan jelas akan segala sesuatu, pekerja keras, setia, dan senang memimpin.

ENTJ – Si Pengusaha

Orangnya pandai bicara dan pandai memimpin. Mampu menyelesaikan perkara-perkara rumit dan memberi solusi terbaik. Ia pandai dan berwawasan luas. Sangat teratur dan cenderung tidak sabaran.

Tujuan dari training ini adalah untuk meningkatkan PQ (Personality Quotient) dengan 4 cara berikut ini :

1. Mengerti diri kita pribadi dan gaya kepribadian kita.
2. Mengerti orang lain dan gaya mereka.
3. Beradaptasi untuk mendapatkan hubungan yang lebih baik.
4. Membangun team yang lebih baik.

MBTI membantu untuk mencapai 4 tahapan PQ tersebut sehingga kita mampu berkomunikasi dengan lebih baik dengan anggota tim, atasan, bawahan, dan sekaligus customer kita.

Jadi sekarang saya telah mengetahui kekuatan dan kelemahan, yang mana kekuatan harus tetap diasah agar menjadi semakin kuat dan kelemahan harus dilatih agar bisa diperbaiki. Balik lagi, utamanya adalah semuanya ini dimulai dengan mengenali diri kita dahulu. Saya tutup dengan quote terkenal lewat gambar berikut ini. Terima kasih telah membaca.

Interpersonal Skills Overview and How to Improve It

Interpersonal skill is something we must have beside the technical skill. I think interpersonal skill is much more important because we use it far more often than technical skill. More often we meet people, it is more important to increase our interpersonal skill. In my job, I have to face new people a lot because my roles as a sales engineer, business development & PRM. So what is interpersonal skill? I take the definition from skillsyouneed :

Interpersonal skills are the life skills we use every day to communicate and interact with other people, both individually and in groups.  People who have worked on developing strong interpersonal skills are usually more successful in both their professional and personal lives.

A List of Interpersonal Skills Includes:
1. Verbal Communication - What we say and how we say it.
Clarity of speech, remaining calm and focused, being polite and following some basic rules of etiquette will all aid the process of verbal communication.

2. Non-Verbal Communication - What we communicate without words, body language is an example.
Interpersonal communication not only involves the explicit meaning of words, the information or message conveyed, but also refers to implicit messages, whether intentional or not, which are expressed through non-verbal behaviours.

Non-verbal communications include facial expressions, the tone and pitch of the voice, gestures displayed through body language (kinesics) and the physical distance between the communicators (proxemics). These non-verbal signals can give clues and additional information and meaning over and above spoken (verbal) communication.

3. Listening Skills - How we interpret both the verbal and non-verbal messages sent by others.
Listening is the ability to accurately receive and interpret messages in the communication process. 

Listening is key to all effective communication, without the ability to listen effectively messages are easily misunderstood – communication breaks down and the sender of the message can easily become frustrated or irritated.

4. Negotiation - Working with others to find a mutually agreeable outcome.
Negotiation is a method by which people settle differences. It is a process by which compromise or agreement is reached while avoiding argument and dispute.

In any disagreement, individuals understandably aim to achieve the best possible outcome for their position (or perhaps an organisation they represent). However, the principles of fairness, seeking mutual benefit and maintaining a relationship are the keys to a successful outcome.

5. Problem Solving - Working with others to identify, define and solve problems.
Everybody can benefit from having good problem solving skills as we all encounter problems on a daily basis; some of these problems are obviously more severe or complex than others.

It would be wonderful to have the ability to solve all problems efficiently and in a timely fashion without difficulty, unfortunately there is no one way in which all problems can be solved.

6. Decision Making – Exploring and analysing options to make sound decisions.
People often find it hard to make decisions - inevitably we all have to make decisions all the time, some are more important than others. 

Some people put off making decisions by endlessly searching for more information or getting other people to offer their recommendations.  Others resort to decision making by taking a vote, sticking a pin in a list or tossing a coin.

7. Assertiveness – Communicating our values, ideas, beliefs, opinions, needs and wants freely.
Assertiveness is a skill regularly referred to in social and communication skills training. Often wrongly confused with aggression, assertive individuals aim to be neither passive nor aggressive in their interactions with other people. 

Although everyone acts in passive and aggressive ways from time to time, such ways of responding often result from a lack of self-confidence and, therefore, are inappropriate expressions of what such people really need to say.

...

The verbal and nonverbal communication is happen when I present my solution to customer. When I hear the customer feedback, the listening skill is important in order to get all the requirement and demand. Next, I have to face the negotiation phase, and negotiation skill is very important so I can close the deal and of course I have to ensure that my solution solve their problem. Sometimes I face many option in the opportunity, and absolutely I have to make my best decision. Maybe I cannot make everybody happy, but at least there are priority among them. Last, I have to assertive with my choice and proof that my solution is fit with the customer need and profitable for my company.

The paragraph above maybe a summary for the interpersonal skill and technical skill implemented in my job and company. Next, find out how to improve and develop your interpersonal skills including from skillsyouneed :

• Learn to Listen
• Choose Your Words
• Understand Why Communication Fails
• Relax
• Clarify
• Be Positive
• Empathise
• Understand Stress
• Learn to be Assertive
• Reflect and Improve
• Negotiate
• Working in Groups

I hope this post will be useful for you who read this. Below, I attach an inspiring quote from Malcolm Forbes. Thank you for reading and thank you for skillsyouneed. Good luck.

AGIT Training 2015 - Recreating Valuable Services

Selamat malam. Saya mau berbagi pengalaman saya selama training 2 hari kemarin. Training ini murni disponsori oleh perusahaan dan saya merasa sangat beruntung bisa terpilih untuk mengikutinya. Tema trainingnya adalah "AGIT Re-Creating Valuable Services". Training ini dikemas menarik dalam bentuk inclass training + outbound yang diadakan tentunya bukan di kantor melainkan di Bumi Gumati Convention Resort & Hotel, Bogor dengan menggunakan jasa dari "kang Harri Firmansyah & Team dari Butterfly Act".

Disini saya tidak akan menceritakan tentang bagaimana perjalanannya, bagaimana hotel dan pelayanannya, melainkan inspirasi dan ilmu yang saya dapatkan selama training kemarin. Saya melihat di dinding ada banner yang menarik tentang service, berikut adalah beberapa isi banner tersebut :

• Service is taking action to create value for someone else.
• Service is transformation of attitude from command to creativity.
• Service is commitment to taking action and creating values.
• Service is curiosity to listen intently and appreciate others.
• Service is transformation of behavior from compliance and control to concern and compassionate.
• Service is gateway to fulfillment, satisfaction and delight.
• Uplifting what you do for other people is the key to uplifting yourself.

Berikut adalah poin - poin training kemarin yang dibagi kepada 3 sesi :

Sesi 1 - Service
Quality of Service by Ron Kaufman

Ada 5 service level :

1. Basic = sesuka hatinya asalkan tujuannya tercapai.
2. Expected = sesuai SOP atau sudah seharusnya.
3. Desired = diharapkan oleh customer.
4. Surprising = wow, mengejutkan atau diluar ekspektasi
5. Unbelievable = luar biasa, sepenuh hati, suprising dalam tahap konsisten.

Service is about how you response.
Response Ability (Our Choice) >>> Responsibility (Given)

Prinsip Pertama = service lahir dari mengenali personal value dan corporate value.
Prinsip Kedua = semakin baik memberikan service akan semakin baik pula dalam menerima amanah. Semakin baik menerima amanah maka perusahaan dan kita sendiri akan semakin naik.

Values drive Dreams + Motivation
Values = hot button (something that will drive you)

• What we think
• What we feel
• What we act

Value >>> Culture
AGIT & AG Culture = VIPS

Notes about Leadership :

• Our emotion is created by our motion.
• Pembicara yang hebat selalu mengakhiri dengan mengajak.
• Leadership is define reality and giving hope.

Sesi 2 - Service Design
Apa itu service & customer menurut anda? 
Siapa customer bagi anda? = Our next process is our customer.
Apa yang harus anda lakukan untuk mereka? = Excellent Services

The moments when people experience your service an form their opinions are called Perception Points (Ron Kaufman)

Perception Points can be external customer or internal colleagues

Service is delivered in a sequence.

Service Transaction in AGIT :

1. Presales Activity (Design)
2. Implementation (Delivery)
3. Maintenance & Operation
4. Optimization & Improvment

How to up your business perception points :
#1. Person

• professionality
• personality
• dress code
• eye contact
• body language
• voice tone
• product knowledge
• punctuality
• flexibility
• level of confidence

#2. Product

• features
• performance
• design
• durability
• ease of operation
• ease of maintenance
• availability
• compatibility
• upgradeability
• power consumption
• price

#3. Your Policies
customer feel welcome, tolerated or punished by your policies for pricing, payment, warranty, guarantee, maintenance, delivery, etc...

#4. Your Progress

• fast or slow serve?
• slow / fast respond?
• single point or one stop point?
• warm?
• problem solving on the spot?

Sesi 3 - Service Communication (Engagement)

• Keep your people up to date with whats happening, whats changing, whats coming next and most of all whats needed now.
• Can educate and inform, connect people and encourage collaboration, motivate, courage, encourage and inspire.

Dasar-dasar percakapan yang berhasil :

• kejujuran
• integritas
• kepedulian

Charismatic character :
Yang membangun karisma adalah :

• presence (the power of listening, lihat dibawah)
• warmth (lihat dibawah)
• power (lihat dibawah)

The power of listening :

• personal listening = asumsi pribadi pada saat mendengar orang lain.
• focused listening = membuang asumsi pribadi anda, dan menanyakan apa maksudnya / klarifikasi hal yang tidak dimengerti.
• global listening = focused listening + grab / catch their feeling

Tahapan global listening :

• apa maksud lebih jelasnya?
• apa yang kamu inginkan?
• apa yang akan kamu lakukan?
• apa yang menjadi prioritas apa yang akan anda lakukan untuk mengatasi masalah itu?
• apa yang bisa saya bantu?

Warmth :

• the true power of water > apresiasi
• giving positive feedback
• mengucapkan terima kasih
• menggunakan verbal yang baik

Power : 

• garis nasib = gerakan > perasaan > keputusan > tindakan / respon > kebiasaan > karakter > nasib

Mungkin tidak semua mengerti hanya dari poin - poin diatas. Secara ringkasnya, training ini dibagi kepada 3 sesi : dasar service, desain service dan pengaplikasian / komunikasi service itu sendiri. Dalam sesi pertama, kita harus memilih level service yang ingin kita berikan, tentunya semakin atas levelnya semakin baik. Kemudian bagaimana kita mengenai value dan hot button yang kita miliki agar selalu bisa memberikan service yang terbaik. Pada sesi kedua, kita mendesain service itu sendiri, berdasarkan bisnis nya AGIT dalam setiap service transactions. Selain itu kita belajar meningkatkan perception points dari bisnis / service itu sendiri. Terakhir, pada sesi ketiga kita belajar untuk mengaplikasikan dan mengkomunikasikan service kita lewat percakapan yang berhasil, menjadi karakter atau pribadi yang berkarisma.

Mungkin itu saja yang dapat saya sampaikan dalam artikel blog ini. Kalau ada teman-teman yang masih ingin bertanya atau berdiskusi tentang hal ini silahkan japri saja. Terakhir saya ingin mengucapkan terima kasih tentunya kepada perusahaan saya AGIT untuk kesempatan belajar lewat training ini dan kepada team ButterflyAct untuk ilmu dan wawasan yang dibagikan di training ini. Sukses selalu untuk kita semua. Amin.

Layanan AGIT :

Inspiring Business, Delivering Value.

Layanan ButterflyAct : 

The key to realizing a dream is to focus not on success but significance - and then even the small steps and little victories along your path will take on greater meaning. 

Oprah Winfrey, O Magazine, September 2002

7 Things to Do When You Have to Give a Short Speech

You can find a lot of advice on how to give a big speech in front of a big audience. But more often, you're probably asked to take just a few minutes to address a smaller group. Here's how to give a short speech that will leave your audience wanting more.

I once went to a small fundraising event for a nonprofit that I thought the world of. They did so much good in my neighborhood that I truly thought they could do no wrong.

Then one of the organizers asked someone to stand up "to say a few words," and her presentation turned into one of the longest, least organized, most lifeless talks I've ever heard. Those who were lucky enough to be standing near the back of the room slipped out. For the rest of us, the goodwill seemed to slip away.

You can find a lot of advice out there on how to give a big speech on front of a big audience--but how often do most of us do that? More often, you're likely asked to take a few minutes to address a smaller group--sometimes with little or no warning. The next time that happens to you, here are seven things to keep in mind.

1. Strip it down.

There's an unfortunate temptation in a short speech to try to cram everything you have to say into a short time. Instead of trying to make the time fit the speech, however, recognize that you have to make your remarks fit the time allotted. If you've got five minutes to talk, you shouldn't have more than three main points.

Key: If your short speech is longer than this article, it's too long.

2. Plan and rehearse.

This applies whether you have five days notice before your speech or 30 seconds. If you're surprised to be called on to speak, your planning might consist only of conjuring up your three main points while someone else is trying to get everyone's attention and introduce you, but that's better than nothing. Ideally, you want to plan everything you're going to say, rehearse in front of other people, and rewrite over and over.

Key: Don't fall into the trap of thinking that short remarks require less preparation. In fact, giving a good short speech can be harder than giving a long one.

3. Cut yourself off.

In the history of the entire world, I don't think anyone has ever said, "I wish that speech had been longer." So keep track of time, and by all means don't ramble. If you've run out of time to make a major point, either work it into the questions people have for you afterward, or send a follow-up note to the members of the audience.

Key: Take the length of time you've been asked to speak for, and cut it down by 20 percent.

4. Use milestones

For a five minute speech, you want to organize in roughly one-minute intervals, and you want to offer milestones to the audience at the top of each minute. You get one minute for your introduction, during which you explain what you plan to say. Then you get 60 seconds each for your three main points. That last 60 seconds can be used either for a short conclusion, or as a buffer in case you run long.

Key: Use verbal cues to keep the audience on track. Phrases that seem obvious on the written page can be much more helpful in oral remarks: "That was the first point. Now we'll talk about the second of my three points."

5. Show. Don't tell.

For a short speech, I generally like to have something physical to show the audience--a couple of photos, a prop, anything that gives the audience's eyes something to focus on. Think of the difference between announcing, "Yesterday, we signed an important deal," versus holding up a ballpoint pen and saying, "With this pen, we made history yesterday when we signed Spacely Sprockets to a five-year contract." (Or else, raise your coffee cup and proposing a toast, rather than just making an announcement.) It can be a little bit corny, granted, but it's much more memorable.

Key: If you use props, you almost always want to use them early in your remarks. Don't distract the audience and have them wondering what the projector is for, or why you are holding a teddy bear or a vacuum cleaner (or whatever your prop may be).

6. Make it personal

You do not need to bare your soul, but in almost every short speech there is an opportunity to connect on a personal level with your audience. Don't be afraid to allow emotion to enter into your voice if appropriate. If the news is good, say you're happy and proud; if you have to share something sad or infuriating, make your tone and your expressions match the news.

Key: A few short words can be enough to make a connection. Simply saying with sincerity something like, "On a personal note, I'm so incredibly proud of this group" or "I can't tell you yet how we will overcome this challenge, but I can tell you for damn sure we will find a way"--depending on the circumstance--can be enough.

7. Speak up.

All of your preparation, cutting, organizing, and emotion goes for naught if people can't hear you. If you have good audio equipment, use it. If not, at least start out by asking whether people can hear your voice. One trick: Ask the audience to raise their hands if they can hear you well. If you see a patch of people somewhere without their hands up, you know there's an issue you need to address.

Key: Remember that ensuring everyone can hear is your responsibility. Project your voice, and if you find that people in the back can't hear what you have to say consider moving to the center. If you run into trouble and can't find a solution, cut your remarks short, and find a way to follow up later.


Source: Bill Murphy JR - Via Inc.Com

Team Leader - The Untold Expectation

It's Saturday night here and I prefer to stay at my room, surfing the internet, blogging, sleeping rather than hang out. I feel a bit unhealthy and lazy to go out tonight. As I told you before, last year I was appointed to be a team leader. Sounds great, but in field it is a very hard role. I have published a post about 10 requirements of being good team leader in IT project. But... It doesn't stop there. Recently, I've found a great article from Oren Ellenbogen. He share about what your boss isn’t telling you, yet still expects of you. It's really inspiring, but the truth it's really a great homework for me.  He talk about "Scalability" : There is an underlying expectation that nobody told you about - as a team lead, it is your job to enable your company’s scalability. For further stories, please read the full article below. Enjoy. :)

Team Lead – here is what your boss isn’t telling you, yet still expects of you

I believe that many team leaders feel constantly under fire because nobody tells them the entire story. They are too busy loading the ship with goods and pushing it forward, without thinking about their crew, their ship, or for that manner, the big blue ocean and the dangers in sailing to the unknown.

Let me start with what your boss does tell you:

1. You need to deliver results.
2. You need to deliver on time.
3. You need to communicate – raise flags, synchronize effort with other teams etc.

So you’re leaving your one-on-one meetings with your boss “checking” every one of the bullets above, yet, you feel as if you’re missing something. You’re exhausted.

It gets even worse.

If things are going well (for the company that is,) you are suddenly asked to hire more people. “Awesome, right?” your boss says; “Hell no!” you reply, “I’ve got so much on my plate. I don’t know how I could manage more people without completely losing it!”

It feels strange. You deliver great results on time, you are communicative and you love your teammates, so why do you feel out of control? Why cannot you relax?

There is an underlying expectation that nobody told you about - as a team lead, it is your job to enable your company’s scalability.

“Scalable Company” can align and adjust its team and goals without losing its unique culture (vision, values and people) in the process.

It means changing direction if the business doesn’t make sense anymore, without feeling resentment: “but I’ve invested so much time in it!” It means growing from a team of 15 to 50 without feeling pinned down: “oh gosh, it used to be fun working here. Now I need to write a 50-page document just to get something to move forward.”

Just like a scalable architecture – you can bring more users, enhance your product and the experience remains smooth. Many things happen under the hood to support it, but the end result remains the same.

Adjusting to a new reality means it will be different, but not necessarily “bad different.” It should feel as if you were already thinking about it and prepared a few plans to make it into a smooth(er) transition. There is nothing worse to a company than an ad-hoc growth without strategic planning in advance. It will only cause more panic.

Because most of us are not aware of this hidden expectation, we continue to work hard on our deliveries, but constantly fail when the company needs to adjust. “There was never enough time to prepare for it!” you surrender, mumbling “Nobody told me we need to change everything” as you exit the door. It’s too late by now.

It shouldn’t have to be this way.

In order to enable scalable companies, team leads have to proactively prepare for it:

1. Clear the way
That means detecting blockers and think of ways to remove them. Notice I didn’t say to actually remove it on your own necessarily. It’s based on the maturity of the team. It’s your job however, to monitor your team’s velocity, spot major issues and follow up on them.

2. Work on things that move the needle
Are you working on the right things? Do you help your company succeed? Do you believe in the direction your company is taking? Do you provide constructive feedback to your boss and colleagues? You better! Your teammates will feel it if you don’t. You can “hide” it for a few months, and justify dumb business decisions you do not agree with. Maybe you feel these decisions are dumb just because you didn’t have time to ask more questions? Eventually, your team expects you to push them, and if you don’t believe in your own words, people will stop trusting you.

3. Teach others how to ask critical questions
You can’t be everywhere. Assume two of your teammates are working closely with another team. Do you trust them to ask the right questions? For example: should we be ready for scale on day 1 or can we create a simple solution and monitor usage? Do we know how to test it? Do we know how to deploy it? What can go wrong? What will we do if it does go wrong? Do we know how to monitor it? What is our success metric for this feature? Can we break it into small milestones and reduce risk? Can we deliver value earlier?

4. Make your people happy
Here is why – you are responsible for your team’s happiness because losing your people will slow you down to a point where the culture might be damaged.  And yes, you should make them happy for all of the other reasons you heard before. The alternative, if it wasn’t clear so far, can kill your company’s culture. It would be hard to recover from that.

5. Delegate as much as possible
Not only to free a couple of hours for “work time,” but also to distribute pressure and responsibilities. It shouldn’t be only up to you to handle everything. That means you will also need to let them fail. Yes I know, you think you can do it better than them, but can you teach them or is it a God’s gift? You need to give them time and encourage them when they are putting the effort.

6. Always have a plan for growth
You have to pretend as if your team is now two times bigger. Work backwards. Will the team continue to execute, or will it get stuck because you failed to scale yourself? Do you have team lead candidates that you started to mentor? Do you know how to mentor other team leads? Can someone help you with it? Can your technical leads support you in this transition? Did you tell them that?

7. Stay hands-on by working on non-critical features
You need to keep your edge so you can still teach others how to ask the right questions, help with priorities and solve complex conflicts, if needed (again, depends on team maturity level).

...

Next time you have a one-on-one session with your boss (or your peers,) ask for feedback on your “scalability skills.” You’d be surprise how it could reduce the amount of pressure on your shoulder.  It’s time to breathe again.

Source : Inbogen

Boss Selalu Benar ( Anekdot )

Sekedar iseng mencari bahan di internet tentang bos dan staff / karyawannya, saya menemukan anekdot yang menarik. Bagi yang belum tau anekdot itu apa berikut adalah pengertian yang saya ambil dari wikipedia : sebuah cerita singkat dan lucu atau menarik, yang mungkin menggambarkan kejadian atau orang sebenarnya. Anekdot bisa saja sesingkat pengaturan dan provokasi dari sebuah kelakar. Anekdot selalu disajikan berdasarkan pada kejadian nyata melibatkan orang-orang yang sebenarnya, apakah terkenal atau tidak, biasanya di suatu tempat yang dapat diidentifikasi.

Anekdot: Bukti Bahwa yang Namanya Boss itu Memang Selalu Benar

Bagi Anda para boss, yang ingin melanggengkan kedudukan anda sebagai boss, perlu sekali memperhatikan tips di bawah ini yang harus anda tekankan kepada bawahan anda supaya dihayati.

PERATURAN BOSS:

Nomor 1: Boss selalu benar.
Nomor 2: Apabila boss melakukan kesalahan. Baca aturan Nomor 1.

Bila boss bersikukuh dengan pendapatnya, itu artinya beliau konsisten.
Bila staff bersikukuh pada pendapatnya, itu artinya dia keras kepala, kepala batu!

Bila boss berubah-ubah pendapatnya, itu berarti beliau fleksibel.
Bila staff berubah-ubah pendapatnya, itu berarti dia plin-plan! Tidak punya pendirian!

Bila boss bekerja lambat, itu artinya beliau teliti.
Bila staff bekerja lambat, itu artinya dia tidak “perform”!

Bila boss bekerja cepat, itu artinya beliau “smart”.
Bila staff bekerja cepat, itu artinya dia terlalu terburu-buru!

Bila boss lambat dlm mengambil keputusan, itu artinya beliau berhati-hati.
Bila staff lambat dlm mengambil keputusan, itu artinya dia “telmi”!

Bila boss cepat mengambil keputusan, itu artinya beliau berani mengambil risiko.
Bila staff cepat mengambil keputusan, itu artinya dia gegabah! Ceroboh!

Bila boss meng-by-pass prosedur, itu artinya beliau proaktif-inovatif-kreatif.
Bila staff meng-by-pass prosedur, itu artinya dia melanggar aturan!

Bila boss curiga terhadap mitra bisnis, itu artinya beliau waspada.
Bila staff curiga terhadap mitra bisnis, itu artinya dia negative-thinking! Paranoid!

Bila boss mengatakan” “Sulit,” itu artinya beliau predektif-antisipatif.
Bila staff mengatakan: “Sulit,” artinya dia pesimistik!

Bila boss mengatakan: “Mudah,” itu artinya beliau optimis.
Bila staff mengatakan: “Mudah,” itu artinya dia meremehkan masalah!

Bila boss sering keluar kantor, itu artinya beliau rajin ke customer, rajin dan sibuk.
Bila staff sering keluar kantor, itu artinya dia sering keluyuran!

Bila boss sering entertain, itu artinya beliau rajin meng-lobby customer.
Bila staff sering entertain, itu artinya dia menghamburkan anggaran!

Bila boss tidak pernah entertain, itu artinya beliau hemat.
Bila staff tidak pernah entertain, itu artinya dia tidak becus me-lobby customer!

Bila boss mengservis atasan, itu artinya dia meng-lobby.
Bila staff mengservis atasan, itu artinya dia menjilat!

Bila boss sering tidak masuk, itu artinya beliau kecapean karena kerja keras.
Bila staff sering tidak masuk, itu artinya dia seorang pemalas!

Bila boss minta fasilitas mewah, itu artinya beliau menjaga citra perusahaan.
Bila staff minta fasilitas mewah, itu artinya dia terlalu banyak menuntut, tidak tau diuntung!

yang terakhir ...

Bila boss membuat tulisan seperti ini, itu artinya beliau pandai membuat lelucon: humoris jempolan.

Bila staff membuat tulisan seperti ini, itu artinya dia sedang frustasi, kurang kerjaan, penggangguran, iri terhadap karier orang lain, negative thinking, tidak tahan banting, provokatif ,dan BSH alias Barisan Sakit Hati!

tambahan ...

Jika BOS mengirim Joke ini ke karyawan berarti PEACE.

Jika SAYA nekat mengirim Joke ini ke bos berarti REST IN PEACE. 

Tapi ingat karyawan bisa menjadi bos. Jadi kapan anda menjadi bos?
 

Sumber 1 : Kompasiana

Sumber 2 : Pintu Kerja