Tuesday, September 6, 2016

11 Tips for Ensuring Project Success

It's a common tips but very simple and straight forward about project success. It has been said that nearly 80% of all projects either fail completely or never get to completion. This is a very big statement to make, but Sabrina John said in her article that She has found that if you stick to the 10 tips given below, you will most definitely always deliver a quality project, on time and within budget.



0. Handover. (This is Nico Story)

The project started before kick off. It is when the pre-sales activity ends. When is it end? It is ends when the winner is announced or the project executor has been appointed (from Customer point of view) and hand-over process to project team (from Internal point of view). The project team have to make sure that they understand what are the objectives of the project, the expectations and all of the things agreed in the pre-sales activity.

During my career, I have experienced 2 kind of roles. As the project team member, I have experienced not clear process of handover that make my team more struggling to fight (work) in the middle of our battlefield (project). We have to cover (fix) all the "sin" that rise in the middle of project. It was something that already expected by my customer during the pre-sales activity and translated into another sentence that was uncertain. It could be translated to several meaning and at that time it made us work harder.


The other role I had and my current roles is as pre-sales consultant. I won't tell you about all the job descriptions but only about the hand-over process that must be done. It's mandatory to do hand-over process. I always be honest with the project team member about things that showed up during the pre-sales activity whether it was good or bad. Pre-sales always try to maintain customer expectation and of course limit the scope in the agreement to eliminate uncertainty that will make loss to both party. Mostly it's happy ending, but there were some cases that challenging and made the project a bit stormy. Anyway it's very helpful and increase the success rate if the hand-over process is conducted correctly.


1. Project kick off. 

When you start your project, the most important thing is to ensure that you obtain the requirements in as much detail as possible. You will then be able to exactly understand what needs to be delivered, by when and to whom. This business case document will form the basis of your project.

2. Timeframes. 

As far as possible, keep timeframes as short and realistic as possible. Do not commit to long term deliverables, but rather split these up into mini projects or separate phases of an overall encompassing project.

3. Milestones. 

Create milestones for every phase or piece of work in your project. Add delivery dates to these and stick to them. If you are going to miss a deadline, communicate this to you client as early as possible.

4. Deliverables. 

Deliverables should not be confused with milestones. Once every deliverable has been completed, it must be formally handed over to the client, who should sign an Acceptance Form to confirm it has met their expectations as per original requirements.

5. Clients. 

Understand your client and involve them right through the entire project, from planning to implementation. Communicate to them on a regular basis to ensure you get their buy-in in the project.

6. Scope. 

Document the scope of the project up front, including what is in and what is out and have this signed off by the client. Any future scope changes must be re-evaluated and agreed by all stakeholders against the original scope. A formal change management process will go a long way to assist with this.

7. Quality. 

Quality on any project should not be a negotiable factor and must always be of the highest possible. Ensure that you implement a clear quality management process, ensuring constant review throughout the project. This should include peer reviews so that team members review each other's deliverables.

8. Risks and Issues. 

Risks and issues must be formally documented and discussed and reviewed at least every week. Ensure that these are prioritized, responsible persons assigned to each and actions have due dates.

9. The Team. 

It is very important to assemble the best team possible to deliver the project. Require the best you can afford. Your role would be to lead and motivate the team and ensure they work well together.

10. Communication. 

Make sure that a formal communication plan is drawn up, which will communicate the correct information to the correct audience at the correct intervals, from daily team meetings right up to the executive level of dashboard reporting to senior management.

Applying these ten tips to every project you manage should put you on the right track to deliver projects of high quality, on time and within budget, every time.



Source: Sabrina John via LinkedIn

Sunday, September 4, 2016

Penggunaan Botol Air Minum Kemasan Berulang Kali

Siapa disini yang suka menggunakan botol air minum kemasan berulang kali? Hehe. Saya juga termasuk orang yang suka melakukan hal tersebut. Beli sekali berikut dengan air yang penuh, sayang rasanya kalau dibuang. Minimal dipakai 1-2x lagi, refill pakai air di kantor. Dulu sih bisa 3 - 5x atau bahkan lebih ketika masih jaman kuliah. Sekarang saya cenderung untuk membawa tumblr sendiri yang memang peruntukannya untuk hal tersebut. Jadi kalau ada pertanyaan "Berapa kali botol air minum kemasan bisa dipakai ulang?", saya juga belum tahu sampai pada ketika googling dan membaca artikel berikut dari detik:


Berapa Kali Botol Air Minum Kemasan Bisa Dipakai Ulang untuk Tempat Minum?

Botol air minum dalam kemasan (AMDK) kerap dijadikan wadah air minum. Nah, jika Anda salah satu yang pernah melakukan hal itu, sebaiknya perhatikan berapa kali botol tersebut sudah digunakan. 

"Penggunaan kemasan air minum dalam kemasan tidak boleh lebih dari dua kali. Prinsipnya, material dalam botol AMDK akan terurai," tegas pakar air Dr Ir Firdaus Ali, MSc yang juga ketua Indonesian Water Institute.

Ditemui usai Konferensi Pers Unilever Pure It di Kembang Goela Resto, Plaza Central, Jakarta, Selasa (25/8/2015), Firdaus menuturkan hal ini sama saja dengan anjuran agar AMDK tidak terekspos temperatur ekstrem. Misalnya diletakkan di mobil atau terkena cahaya matahari langsung. 

Efeknya, material pada botol AMDK akan mengalami proses penguraian material di botol dan itu tidak aman bagi kesehatan. Sama prinsipnya dengan memasukkan air panas ke dalam botol plastik. Meski botol plastik tidak mengkerut, namun air panas bisa menguraikan material dalam botol AMDK dan material tersebut akan tercampur di air.

"Kecuali kalau kita menggunakan tumbler anti panas yang memang khusus, itu memang sudah didesain sendiri," ujar Firdaus.

Untuk itu, amat disarankan jika menggunakan botol yang memang ditujukan untuk tempat air minum. Terkait pemilihan botol air minum, Michael Moore, profesor bidang toksikologi dari University of Queensland menyarankan hindari botol minum dengan kode daur ulang 3 atau 7. 

Sedangkan botol minum yang aman untuk digunakan, baik sekali pakai maupun berulang kali adalah yang memiliki kode daur ulang bernomor 2, 4, dan 5. 2 dan 4 terbuat dari polyethylene, sedangkan 5 terbuat dari polypropylene. Bila ingin terjangkau dan aman, pilih saja botol plastik yang terbuat dari PET (polyethylene terephthalate) dengan kode daur ulang 1.

"Lalu cari botol plastik yang mencantumkan label 'BPA-free'. Kemudian, pilih botol minum yang transparan, bukan berwarna atau buram dan tidak tembus cahaya untuk mengurangi risiko kecil dari zat pewarna yang ditambahkan pada plastik," terang Moore.




Saturday, September 3, 2016

Aku bisa karena berusaha! dibiasakan berusaha!

Sudah lama tidak menulis cerita di blog ini. Terakhir bulan Januari dan sekarang sudah bulan September. Kemana aja ya? Banyak banget alasan. Jujur banyak banget mengurusi personal business, yang kedua adalah kerjaan di kantor yang banyak juga, dan terakhir pastinya rasa malas untuk menulis. Padahal rata-rata copy paste dan kasih komentar juga, tapi tetap malas. Hehe.

Jadi di bulan September ini tidak direncanakan juga untuk kembali menulis blog. Memang ada kerinduan untuk menulis karena tulisan tahun ini sedikit sekali tapi bukan itu alasan utamanya. Kebetulan kemarin malam kepikiran sebuah kalimat motivasi yang menurut saya bagus dijadikan tulisan di blog.




Sebetulnya ini tidak murni original dari saya. Aku bisa karena biasa adalah sebuah ungkapan pada umumnya. Tapi disini saya menambahkan 2 kalimat lain, yaitu "Aku bisa karena berusaha". Jadi bukan bisa karena hanya biasa atau dibiasakan, tapi memang karena berusaha. Olehkarena itu kalimat ketiga, saya tambahkan lagi 1 kalimat yang mengambil dari 2 kalimat sebelumnya yaitu, "dibiasakan berusaha!"

Intinya adalah selalu membiasakan diri untuk berusaha, pantang mundur atau patah semangat. Berusahalah maksimal sehingga kita tidak menyesali hasil yang didapat di kemudian hari. Berusaha itu dibiasakan bukan kadang-kadang, sehingga menjadi karakter kita. Di jaman yang keras dan sangat kompetitif, karakter yang positif akan membuat kita bertahan dan terus maju.

Terima kasih telah membaca dan selamat berakhir pekan. :)

Monday, January 11, 2016

Managed File Transfer (MFT) Overview & Solution

If you familiar with middleware, you will be familiar with MFT / Managed File Transfer. It is one of the middleware category. If you know FTP (File Transfer Protocol), you might be know this MFT. I have worked with this MFT for about a year. I work with several partner that provide MFT solution or product. For Indonesian Market, MFT is a right solution to help company work and collaborate with their customers and partners. So what is MFT?



Wikipedia.com:
Managed file transfer ("MFT") refers to software or a service that manages the secure transfer of data from one computer to another through a network (e.g., the Internet). MFT software is marketed to corporate enterprises as an alternative to using ad-hoc file transfer solutions, such as FTP, HTTP and others.

Typically, MFT offers a higher level of security and control than FTP. Features include reporting (e.g., notification of successful file transfers), non-repudiation, auditability, global visibility, automation of file transfer-related activities and processes, end-to-end security, and performance metrics/monitoring. ensure secure, reliable and auditable data transfer to enhance various type of business process

Managed file transfer (MFT) is a type of software used to provide secure internal, external and ad-hoc data transfers through a network. MFT products are built using the FTP network protocol. However, because federal regulations require that MFT products meet strict regulatory compliance standards, they include mechanisms to ensure a higher level of security and help keep information private.

MFT applications offer business automation, along with reporting and non-repudiation. An MFT solution should simplify management and ensure regulatory compliance while supporting all current security standards and methodology, including SSLencryption, X.509 encryption and proxy certificates.

MFT is a category of middleware software that ensures reliable, secure and auditable file transfer to enable critical business process. 

...

My Definition: Managed File Transfer (MFT) is a middleware software that ensure secure, reliable and auditable data transfer to enhance various type of business process.

Problem we are facing nowadays related with MFT:

  1. Low service level because of many disruption to the document exchanged and data transfer, such as unstable and narrowband network 
  2. Low visibility because of lacking or minimal operational status
  3. Not meet complication related data security best practices
  4. High operational costs because too many complex manual processes, manual errors and exception drive up costs and lengthen time to value 
  5. Continued growth in the amount of data, size of files and volumes of transactions  mandates highly scalable solutions to support expansion of business that demand simplicity and rapid response 

There are many solution related with this MFT. They offer several additional features to support the operational like Web Access, Mobile, etc... Some of them offer analytics functionality like dashboard too. Basically it is just an additional for the security, reliability and audibility data transfer. Just for your information too, some of the big brands also offer collaboration with another middleware like B2B (Business 2 Business) Integration. If MFT talk about file transfer, B2B talk about real time integration, and more automation. You have to decide based on your objective you want to achieve and of course your budget. Thank you for reading.

Sunday, January 3, 2016

Selamat Tinggal 2015, Selamat Datang 2016

Terima kasih ya Tuhan untuk kasih, dan penyertaan Mu selama 2015 kemarin. Kami mau bersyukur telah berhasil melalui semuanya, baik itu tantangan dan rintangan, kemenangan dan kekalahan, suka maupun duka. Segala sesuatu yang telah terjadi kami yakin itu terjadi karena Engkau mengizinkan semua itu terjadi. 

Ya Tuhan, bantulah dan mampukanlah kami untuk merelakan segala sesuatu di 2015 yang belum kami ikhlaskan. Ajar kami untuk selalu mengerti bahwa apa yang kami inginkan tidak semuanya baik dan benar sesuai dengan kehendak Mu. Biarlah kami diberikan hati yang lebih luas lagi untuk menerima kenyataan yang ada. 

Ya Tuhan, maafkan kami juga untuk setiap kesalahan yang kami lakukan di 2015 lalu. Lewat kuasa Mu, kami juga minta tolong agar semua orang yang kami sakiti dipulihkan dan diberikan hati yang tulus untuk memaafkan kami juga ya Tuhan. Ajar kami untuk selalu lebih bijak dalam menghadapi dunia ini, terlebih ajar kami untuk selalu berani bertanggung jawab apalagi meminta maaf Mu ya Tuhan. 

Di 2016 ini, kiranya berkat dan kasih Mu lebih berlimpah. Latih kami juga ya Tuhan, agar kami diberikan kapasitas lebih lagi untuk menerima semuanya itu dan terlebih kapasitas untuk membagikan dan memberi lebih dari apa yang kami terima, karena kami tahu bahwa kami tidak pernah kekurangan sesuatu apapun karena Engkau selalu mencukupi kami. Tidak lupa, tolong ingatkan kami untuk selalu bersyukur untuk kasih setia Mu. 

Di 2016 ini, kami yakin janji-janji Mu semakin tergenapi. Bantulah kami juga ya Tuhan untuk mencapai apa yang kami rencanakan, apa yang kami harapkan. Bantulah kami mendengar apa yang ingin Engkau katakan, agar rencana kami sejalan dengan kehendak Engkau. Ajar kami untuk selalu turut kehendak Mu, selalu melibatkan dan mengandalkan Mu dalam setiap hal yang kami lakukan. Bilamana nanti apa yang terjadi diluar ekspektasi kami, ajar kami untuk dapat mengerti rancangan Mu, karena kami tahu rancangan Mu adalah rancangan damai sejahtera dan hari depan yang penuh harapan. 

Di 2016 ini, berikanlah kami hati seperti hati Mu ya Tuhan. Penuh kasih, sukacita, serta belas kasihan bagi sesama kami. Bantu kami untuk selalu menjadi terang dan garam dunia di manapun kami berada. Kiranya lewat kasih dan anugerah Mu, setiap talenta yang kami miliki dapat menjadi berkat dan lewat hal tersebut kemuliaan Tuhan semakin dipancarkan dan ditinggikan. 

Sekali lagi terima kasih untuk semuanya ya Tuhan Allah ku. Biarlah kasih dan penyertaan Mu semakin nyata dalam hidup kami. Amin. 



Selamat tinggal 2015, selamat datang 2016. :) 

Wednesday, December 16, 2015

Invest More For Your Future

“Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.” – Warren Buffett

Like the quote above, most people including me choose the wrong life choice. I always spend the money first, buy things, hang out and after all of them have been satisfied finally I put some money for saving. This become my habit since in high school. At that time, my parents always give weekly "salary". Not the real salary, but pocket money.

At the college, it was getting worst because my parents gave me monthly pocket money like regular working people got transferred every month. The only different thing was mine was transferred at the early of month, not like the regular worker. Although it was getting worst, indeed I could save more money because I had another income at the time.

When I started to work few years ago, my bad habit was not changed. Spending first, save later. Save what is left after I satisfied spend it by bought new gadget, hang out, etc... Lately I start to change my habit. I start to follow my girlfriend advice to save the money at the moment I receive the money, exactly like the quote from Warren Buffett.

I cannot tell you what are the results for now. But 1 thing for sure, I am start to spend the money left in my account carefully. I become more wise and discipline. So, the next question? What are savings for? Of course, what I mean here is not the real saving but more like what Warren Buffett do, more investment. Invest more for your future. Below is more quotes from Warren Buffet. Cheers :)




Wednesday, October 21, 2015

Kadang Kita Menang, Kadang Kita Belajar.

Halo. Sudah hampir 2 bulan saya tidak menulis apapun di blog ini. Kemana saja? Alasan utamanya adalah pekerjaan. 2 bulanan ini intensitas saya tinggi sekali. Sekarang ini pun saya tidak cukup senggang untuk menulis sebuah postingan disini, tapi disini saya ingin menulis apa yang saya rasakan pada saat ini. Menulis adalah sebuah cara untuk sedikit membuat hati saya lebih ringan daripada hanya sekedar berkata-kata saja.

Jadi langsung saja. Saya sedang merasa kecewa, sedih, marah, malu terhadap keadaan ini. Sebuah keadaan yang mana berkaitan juga dengan pekerjaan saya. Hari ini saya menerima sebuah surat elektronik yang mengatakan bahwa perusahaan saya tidak berhasil memenangkan sebuah proyek yang mana saya adalah "leader" untuk tender tertutup ini. 

Sebetulnya bagi saya ini hal biasa, karena memang kekalahan ini bukanlah yang pertama. Tapi... Saya jujur tidak mengerti mengapa saya dan team kalah. Isi surat tersebut hanyalah: "coba lagi lain kali... semoga bisa bekerja sama dilain kesempatan". Kira-kira seperti itu. Sungguh kekecewaan dan kemarahan saya tidak bisa saya bendung, apalagi saya sampai menulisnya di blog ini.


Kenapa sih sampai sebegitunya? 

Alasan pertama adalah karena ini adalah bidang yang saya kuasai. Saya adalah seorang perintis juga dibidang ini. Bukan hanya itu, dulu juga saya yang mengerjakan proyek sebelumnya. Jadi sudah jelas bahwa saya yang menguasai semuanya dari A - Z, bahkan berbicara tentang pengalaman, hanya saya orang yang tersisa disini. Jadi ya jago karena orang lain yang lebih jago sudah pergi merantau duluan.

Alasan kedua adalah solusi yang saya bawakan adalah solusi yang terbaik yang saya dan team rancang untuk klien proyek ini. Mengapa terbaik? Selain karena alasan pertama yakni pengalaman, yaitu karena saya memiliki team yang mempunyai kemampuan sejenis yang bisa diaplikasikan pada proyek ini. Jadi lengkap sudah, skill, experience and team. 

Selanjutnya solusi ini juga sudah dikonfirmasi dan dipresentasikan kepada klien dan mereka 100% setuju sepenuhnya dengan solusi ini. Kami pun menjadi sangat unggul didepan setelah mengetahui bahwa lawan kami hanya menawarkan solusi yang seperempat matang. Anggap saja team saya menawarkan solusi BI, DW, ET & PT atau komplit untuk kebutuhan si klien, nah si lawan saya ini hanya menawarkan BI atau hanya 1 saja. 

Bagaimana mungkin kebutuhan si klien yang 4 itu di akomodasi oleh 1? Sudah jelas tidak masuk akal. Pada akhirnya harga kami lebih mahal. Ya jelas karena sesuai dengan kebutuhan mereka yang bukan hanya 1 tapi 4. Solusi kami bukan mahal tapi harganya sesuai dengan value yang ditawarkan, beda dengan solusi lawan yang murah dan murahan. 


Mungkin bagi yang baca juga sudah jelas bahwa secara teknis team saya jelas sangat sangat unggul. Lantas bagaimana selanjutnya?

Akhirnya, dari si klien meminta si lawan saya untuk meng-copy solusi dari team saya sehingga mereka menawarkan 4 dari sebelumnya hanya 1. Klien saya berkata dengan jujur bahwa mereka (si klien) memberi tahu solusi saya kepada lawan saya agar harganya bisa bersaing karena secara procurement mereka hanya akan peduli pada sisi harga saja bukan kepada teknis.

Saya jujur cukup terkaget disitu. Ya sudahlah whatever! Toh mencontek aja tidak gampang kok, karena mereka (si lawan) harus memiliki sense and feel yang kuat terhadap solusi tersebut dan harusnya mereka lebih mahal karena knowledge yang mereka miliki terbatas. Kenapa saya berani meng-judge bahwa terbatas? Saya akan ceritakan di alasan keempat, so lanjut dulu deh ke alasan ketiga.

Alasan ketiga mengapa saya kecewa, marah dan sebagainya adalah karena solusi dari team saya sama sekali tidak ditawar! Serius, tidak terjadi ruang negosiasi antara saya dan si klien. Jadi kenapa harus kalah? Kenapa tiba-tiba kalah? Pertanyaan yang menghantui saya sampai saat ini saya menulis blog ini. Bagaimana bisa team creator yang memiliki visi, misi, strategi, kemampuan, dsb yang jelas tidak ikut di negosiasikan?! Gila aja bukan? Dan lanjut ke alasan keempat nanti, semuanya akan lebih gila.

Alasan keempat adalah lawan saya itu adalah perusahaan saya sebelumnya. Hahahaha. Ya itu kenyataannya. Saya melawan perusahaan sebelumnya. Saya tahu mereka dengan jelas, kekuatan dan kelemahan mereka. Secara solusi? Meng-copy solusi bukanlah hal gampang buat mereka karena mereka tidak memiliki kemampuan yang mumpuni. Secara harga? Saya tahu hampir semua harga mereka, tapi saya tidak peduli dengan hal ini karena pada akhirnya seharusnya negosiasi harga yang akan menentukan. Idealnya seharusnya seperti ini.


Kenyataannya?

Saya kalah dengan alasan yang tidak jelas tanpa ada negosiasi. Kecewa, sedih, marah adalah sesuatu yang wajar. Malu? Jelas saya sangat malu mengetahui hal ini. Bisa-bisanya kompetisi yang seharusnya fair malah ternodai dengan tanda tanya besar: bagaimana semua ini terjadi? Seperti politik Indonesia yang selalu berwarna dan gaduh, sama halnya dengan tender ini. Saya mendengar juga bahwa solusi saya dituduh meng-copy solusi mereka (sil lawan). Bagaimana mungkin? Toh, si klien aja sudah terus terang bahwa mereka meminta si lawan mengikuti solusi saya. Jujur saya yang tadinya bangga dengan perusahaan sebelumnya merasa malu dan marah akibat dari hal ini.

Apakah hal ini pernah terjadi sebelumnya? Beritanya santer terdengar bahwa ini bukanlah yang pertama. Saya tidak tahu dan peduli sampai pada saat ini saya mengalaminya secara langsung. Selama saya bekerja di dunia professional ini, saya state disini bahwa saya TIDAK PERNAH meng-copy seluruh atau sebagian solusi orang atau perusahaan lain. Selain karena tidak pernah mendapat bocoran atau informasi tentang lawan, saya sendiri selalu percaya dengan kemampuan saya pribadi dan team. 

Selama saya "leader" untuk memimpin team mencari solusi terbaik sesuai kebutuhan klien, saya berkomitmen untuk selalu memberikan karya yang original and creative. Tentunya saya dan team selalu berharap untuk selalu menang, tapi bagi saya pribadi yang terpenting adalah "Solusi dan harga terbaik adalah yang harus menang!". Pada akhirnya saya terkadang menang, terkadang saya hanya belajar. Menang karena solusi dan harga yang saya dan team tawarkan sesuai. Belajar bahwa solusi yang saya dan team bawakan tidak tepat dan kurang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Untuk kasus kali ini, saya belajar bahwa tidak semua hal itu ideal dan adil. Saya belajar bahwa dunia dan khususnya si klien serta si perusahaan lama saya adalah entitas yang saya harus waspadai, tandai dan cermati untuk kedepannya.


Terima kasih sudah membaca postingan kali ini. Saya tahu mungkin tidak semua orang mengerti atau menerima apa yang tulis. Disini, saya hanya ingin menyampaikan isi hati saya tentang kenyataan yang saya alami. Saya hanya seorang yang idealis, dan punya integritas untuk selalu original and creative memberikan solusi yang benar dan terbaik. Sekali lagi, kadang kita menang, kadang juga kita belajar. Mohon maaf apabila ada kata dan kalimat yang kurang berkenan. Terima kasih.

Sunday, August 16, 2015

Optical Character Recognition - Overview



Wikipedia:

Optical character recognition (OCR) is the mechanical or electronic conversion of images of typed, handwritten or printed text into machine-encoded text. It is widely used as a form of data entry from printed paper data records, whether passport documents, invoices, bank statements, computerized receipts, business cards, mail, printouts of static-data, or any suitable documentation. It is a common method of digitizing printed texts so that it can be electronically edited, searched, stored more compactly, displayed on-line, and used in machine processes such as machine translation, text-to-speech, key data and text mining. OCR is a field of research in pattern recognition, artificial intelligence and computer vision.

Google:

Optical Character Recognition (OCR) lets you convert images with text into text documents using automated computer algorithms. Images can be processed individually (.jpg, .png, and .gif files) or in multi-page PDF documents (.pdf). These are some of the types of files suitable for OCR:
  • Image or PDF files obtained using flatbed scanners
  • Photos taken with digital cameras or mobile phones
Abbyy:
Optical Character Recognition, or OCR, is a technology that enables you to convert different types of documents, such as scanned paper documents, PDF files or images captured by a digital camera into editable and searchable data.

...

Simple Document Imaging & Workflow Management
Imagine being able to “google” any document in your organization based on a keyword or number reference. With OCR recognition software, you are able to search for your scanned documents by any name or number reference.



3 Components of a Simple Document Management / Digital Archiving Solution
  1. Scanning and Imaging: Documents are scanned into Searchable PDF format (Optical Character Recognition indexes all text, keyword and number references contained in the document).
  2. Storage: Very simply and easily route documents into existing folders on a local network or create new folders directly from the scanning device / MFP.
  3. Retrieval: Use Index search to locate any of your documents by name, keyword or number reference.
Key Benefits
  • Security & Disaster Recovery: Easy backup & storage offsite.
  • Productivity Gains: You are no longer manually digging through file cabinets when trying to locate a document.
  • Accessibility: Documents can be viewed by many people within your office or from remote off-site locations.
  • Organization: Documents don’t become lost since there is no need to re-file.
  • Space Efficiency: Save office and cabinet space in your office / workplace.
  • Cost Savings: Employee and company resources are free from the manual handling, filing and re-filing of paper documents.
  • Environmental Sustainability: Documents are printed and copied at less of a frequency due to access by staff across the network.

Source : 4 Office Automation

Saturday, August 15, 2015

Load Balancing & NLB - Overview



Load Balancing

Wikipedia:
In computing, load balancing distributes workloads across multiple computing resources, such as computers, a computer cluster, network links, central processing units or disk drives. Load balancing aims to optimize resource use, maximize throughput, minimize response time, and avoid overload of any single resource. Using multiple components with load balancing instead of a single component may increase reliability and availability through redundancy. Load balancing usually involves dedicated software or hardware, such as a multilayer switch or a Domain Name System server process.

Citrix:
Load balancing is a core networking solution responsible for distributing incoming traffic among servers hosting the same application content. By balancing application requests across multiple servers, a load balancer prevents any application server from becoming a single point of failure, thus improving overall application availability and responsiveness. For example, when one application server becomes unavailable, the load balancer simply directs all new application requests to other available servers in the pool.

Load balancers also improve server utilization and maximize availability. Load balancing is the most straightforward method of scaling out an application server infrastructure. As application demand increases, new servers can be easily added to the resource pool, and the load balancer will immediately begin sending traffic to the new server.


Network Load Balancing

Microsoft:
Network Load Balancing, a clustering technology included in the Microsoft Windows 2000 Advanced Server and Datacenter Server operating systems, enhances the scalability and availability of mission-critical, TCP/IP-based services, such as Web, Terminal Services, virtual private networking, and streaming media servers. This component runs within cluster hosts as part of the Windows 2000 operating system and requires no dedicated hardware support. To scale performance, Network Load Balancing distributes IP traffic across multiple cluster hosts. It also ensures high availability by detecting host failures and automatically redistributing traffic to the surviving hosts. Network Load Balancing provides remote controllability and supports rolling upgrades from the Windows NT 4.0 operating system.

The unique and fully distributed architecture of Network Load Balancing enables it to deliver very high performance and failover protection, especially in comparison with dispatcher-based load balancers. This white paper describes the key features of this technology and explores its internal architecture and performance characteristics in detail.


Webopedia:
Network Load Balancing (NLB) is a clustering technology offered by Microsoft as part of all Windows 2000 Server and Windows Server 2003 family operating systems. NLB uses a distributed algorithm to load balance network traffic across a number of hosts, helping to enhance the scalability and availability of mission critical, IP-based services, such as Web, Virtual Private Networking, streaming media, terminal services, proxy and so on. It also provides high availability by detecting host failures and automatically redistributing traffic to operational hosts.

Friday, August 14, 2015

Compound Annual Growth Rate / CAGR - Overview

Bola Salju
Laju Pertumbuhan Majemuk Tahunan (Compound Annual Growth Rate), biasanya disingkat CAGR, adalah konsep bisnis dan investasi yang memperhalus pertumbuhan tahunan dari investasi atau bisnis dalam suatu periode. Konsep sederhana CAGR adalah memandang pertumbuhan tahun demi tahun yang lajunya halus, sehingga mengabaikan volatilitas atau perubahan pertumbuhan.

Suatu contoh, berikut adalah perkembangan ekuitas dua perusahaan untuk periode 2008-2012 (4 tahun):

Perusahaan A berturut-turut: 39, 32, 21, 71, 211.
Perusahaan B berturut-turut: 19, 30, 49, 59, 95
Bisa dilihat, bila memakai cara biasa, pertumbuhan ekuitas perusahaan B tentu lebih mudah dihitung dibanding A yang lebih berubah-ubah, apalagi ada penurunan selama dua tahun. Nah, kita bisa memperhalus pandangan pertumbuhan perusahaan A dengan memakai CAGR, jadi seakan-akan pertumbuhannya tidak ada gejolak.

Berikut adalah rumus CAGR:



CAGR pertumbuhan ekuitas Perusahaan A = 211 / 39 atau 5,41 dipangkat 1/4 atau 0,25, hasilnya 1,5251 dikurangi 1, sama dengan 0,5251 atau 52,51%. Dengan cara yang sama, CAGR pertumbuhan ekuitas Perusahaan B adalah 49,53%. Bisa kita lihat selisihnya sedikit sekali sementara bila melihat perkembangan dari tahun demi tahun saya akan lebih suka perusahaan B.

CAGR bukan istilah akuntansi, tapi tetap sering digunakan dalam menilai bisnis untuk membandingkan dua laju pertumbuhan yang berbeda dengan mengabaikan volatilitas. Ada beberapa kelemahan konsep CAGR ini, pertama dia bisa ditipu dengan pertumbuhan pesat di tahun terakhir saja, juga tidak bisa melihat perubahan laju yang diserta penurunan, keduanya berhubungan dengan volatilitas.

Dengan melihat perbedaan karakter pertumbuhan ekuitas dua perusahaan di atas, bila kita adalah investor berbasis pertumbuhan, mana yang kita pilih? Apakah A atau B? Berdasarkan CAGR tentu A. Tapi bila kita ingin faktor yang lebih mudah diprediksi, perusahaan B jelas lebih menarik, pertumbuhan bisnisnya bisa kita lihat halus dan naik dari tahun ke tahun. Sementara angka 52,51% CAGR perusahaan A tadi adalah angka diperhalus. Tapi investor juga harus kritis terhadap kinerja negatif A di tahun ke-2 dan ke-3, perlu ditelaah apa penyebabnya, apakah keputusan manajemen, masalah beban karena kenaikan harga komoditas, alasan lain? CAGR sedikit berguna tapi kita harus kritis terhadap hasil akhirnya karena seperti dicontohkan oleh perusahaan A, hasilnya menutupi fluktuasi pertumbuhan ekuitas yang sebenarnya. Tapi bila kita tahu alasan penurunan ekuitas perusahaan A di dua tahun tersebut tidak negatif, bisa jadi perusahaan ini adalah turn-around yang memang bagus atau calon potensial perusahaan tumbuh lebih stabil di masa mendatang.


...

Finansialku
CAGR atau compound annual growth rate adalah salah satu besaran yang digunakan untuk menentukan tingkat pertumbuhan investasi dan bisnis dari beberapa tahun. 

Contoh Bapak A berinvestasi di reksadana saham XXX sejumlah Rp 1.000.000. Pada tahun 2011 dana Pak A yang diinvestasikan direksadana XXX sudah bertumbuh menjadi Rp 1.300.000, kemudian tumbuh kembali di tahun 2012 menjadi Rp 1.400.000. Total dana yang ada di tahun 2013 adalah Rp 1.950.000 Berapa pertumbuhan investasi reksadana Bapak A selama 3 tahun?

Salah satu cara untuk menghitungnya adalah dengan menggunakan CAGR atau compound annual growth rate. Rumus untuk menghitung CAGR adalah:



Jadi solusi untuk menghitung pertumbuhan investasi reksadana Pak A adalah
(1.950.000 / 1.000.000) = 1,951,95 ^ (1/3) = 1,25 à (notasi matematika di samping dibaca dengan akar pangkat 3 dari 1,95)1,25 – 1 = 0,25 atau dalam persentase 25%.
Jadi pertumbuhan investasi reksadana XXX, Bapak A selama 3 tahun adalah 25%.

Perhitungan Excel:
Salah satu cara perhitungan dengan menggunakan Excel adalah dengan menggunakan fungsi =XIRR atau =RATE.



Rumus excel: =RATE(Nper, Pmt, PV, FV, Type)
  • Nper = periode atau berapa tahun Anda berinvestasi. Dalam kasus Pak A maka Nper diisi angka 3.
  • Pmt = pembayaran bulanan atau cicilan. Dalam kasus Pak A tidak ada investasi bulanan maka dikosongin.
  • PV = present value atau dalam kasus Pak A diisi dengan modal awal yang dikeluarkan oleh Pak A. Untuk PV jangan lupa di beri tanda minus, karena hal ini berarti ada sejumlah uang yang keluar dari dompet Kita.
  • FV = future value atau dalam kasus Pak A diisi dengan uang yang ada plus hasil investasi.
Khusus untuk kasus Pak A, maka rumus yang digunakan menjadi:

=RATE (3;0;-1000000;1950000)

= 24,93% atau dibulatkan ke atas menjadi 25%.

Kesimpulan:
Cara untuk menghitung pertumbuhan investasi dan bisnis yang telah berjalan lebih dari 1 tahun adalah dengan menghitung CAGR (compound annual growth rate). Silakan praktekan untuk menghitung hasil investasi atau bisnis Anda, Selamat mencoba.


...

Parahita
Ketika kita melakukan valuasi, salah satu inputnya adalah growth. Kita mengasumsikan bahwa dari tahun ke tahun perusahaan akan tumbuh dengan kecepatan yang konstan dalam jangka panjang. Tentu saja hal ini hampir tidak pernah terjadi. Kinerja perusahaan dipengaruhi oleh banyak faktor yang menyebabkan pertumbuhan labanya  tidak semulus seperti yang diasumsikan.

Kestabilan pertumbuhan laba akan mempengaruhi akurasi valuasi. Untuk lebih jelasnya, mari kita perhatikan ilustrasi berikut:



Katakanlah terdapat dua perusahaan A dan B. Laba bersih kedua perusahaan tersebut selama 10 tahun terakhir terlihat pada tabel di atas. Jika hanya melihat tahun pertama dan terakhir, perusahaan tersebut tampak serupa dengan laba bersih pada tahun 2002 sebesar 1,000 dan laba bersih pada tahun 2011 sebesar 4,000. Tanpa memperhatikan bagaimana kestabilan pertumbuhan labanya selama 10 tahun terakhir, ada kemungkinan kita akan salah dalam menyimpulkan tingkat pertumbuhan labanya.

Selama 10 tahun terakhir, tingkat pertumbuhan laba per tahun yang diwakili oleh CAGR  kedua perusahaan adalah sama, yaitu sebesar 16.65%. Perbedaan yang mencolok adalah kestabilan pertumbuhannya yang saya sebut growth predictability. Perusahaan A memiliki growth predictability sebesar 98.75% sementara perusahaan B hanya 54.39%. Tanpa memperhatikan growth predictability, kita akan berasumsi bahwa pertumbuhan perusahaan adalah sebesar 16.65% per tahun.

Kesimpulan yang keliru tersebut akan berpotensi menyebabkan kita melakukan kesalahan valuasi. Mengapa begitu?

Jika kita hanya melihat data 5 tahun terakhir, perusahaan A memiliki CAGR 13.62% dan growth predictability sebesar 98.41%. Nilai tersebut tidak jauh berbeda dengan apabila kita menggunakan data selama 10 tahun terakhir.

Bagaimana dengan perusahaan B?

Selama 5 tahun terakhir, CAGR perusahaan B adalah sebesar 49.53%. Nilai ini jauh berbeda dari perhitungan kita jika menggunakan data 10 tahun. Sementara itu, growth predictability perusahaan B naik drastis menjadi 80.57%. Jika kita melakukan valuasi terhadap perusahaan B dengan hanya menggunakan data 5 tahun terakhir, kemungkinan besar kita akan memiliki kesimpulan bahwa pertumbuhan labanya adalah 49.53% dan bukan 16.65%.

Masih yakinkah kita dengan hasil valuasinya?

Secara grafis, pertumbuhan laba kedua perusahaan dari tahun ke tahun akan tampak seperti ini:



Terlihat bahwa perusahaan A sangat stabil pertumbuhan labanya. Sementara itu pertumbuhan perusahaan B terlihat sangat fluktuatif. Secara kasat mata kita bisa melihat bahwa jika starting point untuk menentukan tingkat pertumbuhan laba bersih adalah tahun 2007, maka besar kemungkinan kita akan membuat kesalahan ketika melakukan valuasi terhadap perusahaan B.

Untuk mengantisipasi hal tersebut, yang bisa kita lakukan adalah mencari perusahaan yang labanya tumbuh mendekati konstan. Apakah ada perusahaan seperti itu? Ada. Silahkan cek disini untuk daftar perusahaan yang secara konstan naik terus labanya selama 10 tahun terakhir. Anda dapat menentukan sendiri, perusahaan mana yang pertumbuhan labanya ke depan akan lebih mudah diprediksi. Sebagai patokan, sebaiknya growth predictability lebih besar dari 90%.